第一章　總　則

　　第一條 為使耀世公文處理工作規範化、製度化、科學化，提高公文處理的質量和效率，根據《黨政機關公文格式》，結合耀世實際，製定本辦法。

　　第二條 公文處理包括公文的辦理、管理、立卷和歸檔。

　　第三條 公文處理應當堅持精簡、高效的原則，做到及時、準確和安全。

　　第四條 耀世辦公室是耀世公文處理的領導機構，配備專職人員負責並指導黨、政系統的公文處理工作；各部門要設立兼職文秘人員，負責本部門的公文處理工作。

第二章 公文種類

    第五條  耀世公文種類包括以下10種，其中“決議”僅適用於黨委系統文件，其它9種黨政系統均可使用：

    （一）決議：用於經會議討論通過的重要決策事項。

  　（二）決定：適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。

　  （三）通知：適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

　  （四）通報：適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

    （五）報告：適用於向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

不得夾帶請示事項。

    （六）請示：適用於向上級機關請求指示、批準。

應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式。

　　（七）批復：適用於答復下級機關的請示事項。

　　（八）意見：適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

　　（九）函：適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

　　（十）紀要：適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

　　第六條 公文一般由發文機關標識、發文字號、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附註、附件、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。

　　（一）主送機關指公文的主要受理機關，抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關 ，主送機關、抄送機關和發文機關標識應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。

    （二）發文字號包括機關代字、年份和序號。年份和序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編001），不加“第”字。

    聯合行文，使用主辦機關發文字號。

    發文字號位置，上行文的發字文號位於發文機關標識與橫線之間左側排列，其它公文的發文字號位於發文機關標識與橫線之間居中排列，信函式公文的發文字號位於橫線下右側排列。

    耀世發文機關代字規定如下：

    1、耀世黨政公文：

    黨委公文用“院黨字”；行政公文用“院發”；紀檢委公文用“院紀檢字”。

    2、黨群機關對內發文：

    黨委辦公室………………………………院黨辦字

    組織部……………………………………院黨組字

    宣傳部……………………………………院黨宣字

    工  會……………………………………院工字

    團  委……………………………………院團字

    3、行政部門對內發文：

黨政辦……………………………………院辦字

教務處……………………………………院教字

國際部……………………………………院漢字

學生處……………………………………院學字

招生就業辦公室…………………………院招就字

圖書館……………………………………院圖字

    系（部）發文代字為“××系（部）字”和“××系（部）黨字”。

（三）上行文應當註明簽發人（會簽人）姓名。其中 “請示”應當在附註處註明聯系人姓名和電話。附註用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。

（四）公文標題應當準確概括公文的主要內容並標明發文機關名稱和公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，不用標點符號。

（五）公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。

（六）成文日期以負責人簽發的日期為準。

（七）公文除“紀要”以外，應當加蓋印章。

　　第七條 公文各部分的標識規則，按照《黨政機關公文格式》要求執行。

    第八條 公文用紙采用國際標準Ａ4型，左側裝訂。

第四章 發文辦理

第九條 發文辦理指以耀世名義製發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、繕印、用印、登記、分發等程序。

各部門可到黨政辦領取並認真填寫發文處理簽。

    第十條 綜合性、全局性的公文由黨政辦負責草擬，業務方面的公文由業務部門負責草擬，並經分管副院長審核同意 。

    第十一條 草擬公文應當做到：

　　（一）符合國家的法律、法規及其他有關規定。如提出新的政策、規定等，要切實可行並加以說明。

　　（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規範，標點正確，篇幅力求簡短。

　　（三）公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

　　（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號。引用外文應當註明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

　　（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“１．”，第四層為（１）”。

　　（七）應當使用國家法定計量單位。

　　（八）文內使用非規範化簡稱，應當先用全稱並註明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時註明準確的中文譯名。

    （九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，一律使用阿拉伯數字。

    第十二條 使用耀世黨政文頭行文的發文字號，由黨委和黨政辦共同負責編製、管理，發文前按黨群和行政口不同分別報黨委或院長辦公室審核。

    公文簽發前，應當由黨政辦進行審核。審核的重點是：是否確需行文，語言是否通順，是否符合擬製公文的有關要求等。

    第十三條 各部門間的平行文和對外行文未經主管院長同意，不得以公文形式印製。

    第十四條 以耀世名義製發的公文，由院長簽發。

    第十五條 院長簽發後，由黨政辦按規範的公文格式打印、用印、登記和分發。

第五章 收文辦理

    第十六條 上級機關網絡傳遞、郵寄和有關人員參加會議帶回的重要文件或材料，都應交黨政辦，納入收文辦理程序。

    第十七條 收文辦理包括登記、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

    第十八條 收文登記包括收文日期、來文機關名稱、發文字號、公文標題、批示院領導、批示內容、簽收人員、簽收日期及辦理結果等內容。

    第十九條 擬辦意見應包括擬請哪位領導同誌批示、哪個部門承辦以及送哪些領導和部門閱知等內容。公文內容涉及兩個以上部門的，應指明主辦部門。

    第二十條 公文內容涉及政策性、全局性或重大問題的，由黨政辦提出擬辦意見，經院長批示（黨委系統文件由黨委書記批示）後，由黨政辦交承辦部門辦理；

    公文內容只涉及某方面工作重要問題的，由黨政辦提出擬辦意見，經分管院領導批示後，由黨政辦交承辦部門辦理。

    公文內容屬於一般事務性的，由黨政辦直接送承辦部門辦理。

    公文無需辦理的，直接由黨政辦收存。

    第二十一條 承辦部門收到交辦的公文後應按照批示意見和文件要求及時辦理，不得延誤、推諉，確有困難，應及時予以說明。

    公文辦理中遇到涉及其它部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商。

    公文辦結後，應在收文處理簽上註明辦理結果並於兩天內送回辦公室。

    第二十二條 黨政辦對公文的承辦情況應當進行督促檢查，對緊急或者重要的公文要及時催辦，對一般公文要定期催辦，並及時向領導反饋辦理情況。

           第六章 機要文件管理

第二十三條 上級機關通知領取和通過機要途徑郵寄、有關人員參加會議帶回的機要文件，都應交黨政辦，納入收文辦理程序。

第二十四條  機要文件收文辦理應標明來文機關、文號、收文時間、密級、等級等內容。

第二十五條  文件應做到準時、及時、保密、急件、專件辦理，隨到隨辦，一辦到底。對需要具體辦理的文件，由主管領導批閱後，然後按指示意見辦理，需要反饋結果的文件，應及時催辦和反饋。閱知性的機要文件，應在批閱範圍內傳閱，不得漏傳或自行擴大範圍。

第二十六條 及時掌握文件走向，嚴禁文件在傳閱或處理過程中丟失、泄露。文件收回後立即認真清點，分類存入保險櫃，以備查用，歸檔和回收。

第七章 公文歸檔

　　第二十七條 公文辦理完畢後，由承辦部門負責立卷、歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。

　　第二十八條 擬製、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章 公文管理

　　第二十九條 公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

　　第三十條 文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關製度。

　　第三十一條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別並經辦公室負責人批準，可以銷毀。

    第三十二條 工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第三十三條 本規定自印發之日期執行。

                                  2020年12月28日